Gwersi gan Fwrdd Ymgysylltu Dinasyddion a Thrydydd Sector Partneriaeth Ranbarthol Gorllewin Cymru.
Blog yn seiliedig ar gyfweliad rhwng Mandy Williams, ymgynghorydd Gorllewin Cymru ar gyfer Prosiect Dewi a Nikela Uprichard, Rheolwr Prosiect ar gyfer Partneriaeth Ranbarthol Gorllewin Cymru.
Ym myd cynnwys a chyd-gynhyrchu, nid dim ond rhywbeth braf i'w gael yw hygyrchedd, mae'n hanfodol. Pwy bynnag rydych chi'n gweithio gyda nhw, creu mannau lle mae pobl yn teimlo eu bod nhw'n cael eu croesawu, eu clywed, a'u grymuso yw sylfaen cyfranogiad ystyrlon. Mae'r Bartneriaeth Ranbarthol (RP) yng Ngorllewin Cymru yn cynnig enghraifft gymhellol o sut y gall dylunio meddylgar ac arferion cynhwysol drawsnewid cynnwys effeithiol.
Mae Nikeela Uprichard, sy'n arwain ymgysylltu â dinasyddion a'r trydydd sector ar gyfer y RP, wedi helpu i lunio model sy'n blaenoriaethu hygyrchedd o recriwtio i fformat cyfarfodydd i ddeunyddiau. Mae ei dull yn cynnig mewnwelediadau gwerthfawr i weithwyr proffesiynol ymgysylltu sy'n awyddus i ddyfnhau cyfranogiad a chael gwared ar rwystrau.
Gan ddechrau gyda recriwtio pwrpasol
Pan ymunodd Nikeela â'r RP gyntaf, un o'i thasgau oedd recriwtio cynrychiolwyr dinasyddion ar gyfer y grŵp dementia. Nid diffyg diddordeb oedd yr her—ymatebodd dros 30 o bobl i'r alwad gychwynnol—ond yn hytrach sicrhau'r ffit cywir. Daeth llawer o ymgeiswyr o sefydliadau trydydd sector neu roedd ganddynt ddiddordeb cyffredinol mewn iechyd a gofal cymdeithasol, ond nid oedd ganddynt brofiad byw fel gofalwyr na phobl sy'n byw gyda dementia.
Gan gydnabod yr angen i harneisio'r brwdfrydedd hwn, lansiodd Nikeela a'r Tîm RP Fwrdd Ymgysylltu ehangach rhwng Dinasyddion a'r Trydydd Sector. Roedd y lle hwn yn caniatáu i bobl ymgysylltu â phrosiectau RP hyd yn oed os nad oeddent yn addas ar gyfer rolau bwrdd ffurfiol. Daeth yn borth ar gyfer cymryd rhan, gyda chyfranogwyr yn cyfrannu at fentrau fel y Strategaeth Gofalwyr a chynllunio cyfalaf.
Dylunio Fformatau Cyfarfodydd Hygyrch
Un o agweddau mwyaf trawiadol model ymgysylltu'r Cofrestrydd Personol yw ei strwythur cyfarfodydd hybrid, hyblyg. Cynhaliwyd cyfarfodydd bob mis i ddechrau, ond newidiwyd i amserlen bob deufis ar ôl cyfnod sefydlu o chwe mis. Rhoddodd hyn amser i gyfranogwyr ddeall prosesau'r Cofrestrydd Personol, meithrin hyder, a gweld sut y dylanwadodd eu mewnbwn ar benderfyniadau.
Roedd cyfarfodydd hybrid yn allweddol i hygyrchedd, yn enwedig mewn ardaloedd daearyddol wasgaredig fel Ceredigion. Ond dysgodd Nikeela yn gyflym nad yw pob lleoliad “hybrid” yn cael ei greu yr un fath. Roedd rhai ystafelloedd yn brin o'r seilwaith technegol i gefnogi cyfranogiad cynhwysol. Profodd y tîm leoliadau ymlaen llaw, gan benderfynu yn y pen draw ar Barc Dewi Sant Canolfan Byw'n Dda yng Nghaerfyrddin ac Oriel VC (Cyn-filwyr a'r Gymuned) yn Hwlffordd.
Sicrhaodd y sylw hwn i fanylion y gallai mynychwyr wyneb yn wyneb ac ar-lein gyfrannu’n gyfartal – ffactor hollbwysig wrth gynnal ymgysylltiad.
Cwrdd â Phobl Lle Maen nhw
Daeth ehangu'r RP i Sir Benfro â haen arall o arloesedd. Gan bartneru ag Oriel VC, fe wnaethant gyflwyno fformat newydd: cyfarfod ffurfiol awr o hyd ac yna trafodaethau anffurfiol. Roedd y dull hwn yn cydnabod nad yw pawb eisiau eistedd trwy sesiynau strwythuredig. Mae rhai cyfranogwyr yn well ganddynt sgyrsiau byr neu ymgysylltu galw heibio.
Drwy greu nifer o bwyntiau mynediad, gwnaeth y Person Personol le i weithwyr proffesiynol, defnyddwyr gwasanaethau ac aelodau'r gymuned ymgysylltu ar eu telerau eu hunain. Mae'r hyblygrwydd hwn yn arf pwerus ar gyfer cynhwysiant, yn enwedig mewn lleoliadau â nifer uchel o ymwelwyr neu anghenion amrywiol.
Symleiddio Deunyddiau ar gyfer Cyrhaeddiad Ehangach
Nid yw hygyrchedd yn ymwneud â mannau ffisegol yn unig—mae hefyd yn ymwneud â gwybodaeth. Mae'r RP wedi cynhyrchu fersiynau hawdd eu darllen o'i ddogfennau cyhoeddus ers tro byd, ac wedi anelu at greu dogfennau sy'n haws eu deall.
Fodd bynnag, mae rhai strategaethau a dogfennau technegol o reidrwydd wedi'u hanelu at staff sy'n goruchwylio gwasanaethau, gan ei gwneud hi'n heriol eu cadw'n ddogfennau byr. Daeth ein nod yn glir: roedd angen i ni ddod o hyd i ffordd o wneud y wybodaeth graidd yn fwy hygyrch i bob aelod o staff ac aelodau'r cyhoedd.
Arweiniodd yr ateb at greu'r "Cynllun ar Dudalen"—crynodeb un dudalen sy'n crynhoi blaenoriaethau allweddol a'r camau nesaf mewn fformat deniadol yn weledol. Wedi'u cynllunio yn Canva, mae'r crynodebau hyn yn hawdd i'w rhannu trwy gylchlythyrau, cyfryngau cymdeithasol a sleidiau cyfarfodydd. Maent yn ategu dogfennau hirach heb eu disodli, gan gynnig trosolwg cyflym i'r rhai sydd eisiau deall yr hanfodion.
Mae'r effaith wedi bod yn sylweddol. Cofleidiodd bwrdd y Grŵp Cofrestru'r fformat, gan ofyn am grynodebau tebyg ar gyfer strategaethau yn y dyfodol. Ac oherwydd bod y broses yn gymharol gyflym—yn aml yn cael ei chwblhau mewn llai nag awr—mae'n ychwanegiad cynaliadwy at y pecyn cymorth ymgysylltu.
Ymgorffori Egwyddorion Cenedlaethol
Mae gwaith Nikeela yn cyd-fynd yn agos â'r Egwyddorion Cenedlaethol ar gyfer Ymgysylltu â'r Cyhoedd yng Nghymru . O eglurder pwrpas i gynhwysiant ac adborth, mae arferion y Bwrdd Ymgysylltu â Dinasyddion a'r Trydydd Sector yn adlewyrchu ymrwymiad dwfn i gyd-gynhyrchu a thryloywder. Mae'r defnydd o ddeunyddiau hawdd eu darllen, cyfarfodydd hybrid, a fformatau ymgysylltu amrywiol yn sicrhau y gall pobl o bob cefndir gymryd rhan yn ystyrlon.
Gwersi i Weithwyr Proffesiynol Ymgysylltu
I'r rhai sy'n gweithio ym maes ymgysylltu, mae'r dull hwn yn cynnig sawl peth i'w ddysgu:
- Recriwtio gyda bwriad : Paru rolau â phrofiad bywyd, ond creu mannau amgen ar gyfer cyfranogiad ehangach.
- Profwch eich technoleg a'ch lleoliadau : Peidiwch â thybio bod cyfleusterau hybrid neu leoliad penodol yn addas at y diben—gwiriwch nhw eich hun.
- Cynnig fformatau hyblyg : Cyfuno ymgysylltu ffurfiol ac anffurfiol i ddiwallu anghenion amrywiol.
- Symleiddiwch eich deunyddiau : Defnyddiwch grynodebau gweledol i wneud strategaethau cymhleth yn haws eu treulio.
- Adeiladu perthnasoedd : Mae geiriol a rhwydweithiau partneriaid yn offer recriwtio pwerus.
Yn y pen draw, mae hygyrchedd yn ymwneud â mwy na chydymffurfio—mae'n ymwneud â pharch. Mae'n ymwneud â chydnabod bod gan bawb rywbeth i'w gyfrannu a'i gwneud mor hawdd â phosibl iddynt wneud hynny.
Yn ei rôl, mae Nikeela a'i chydweithwyr wedi dangos, gyda chreadigrwydd, cydweithio a gofal, y gallwn wneud cynnwys y cyhoedd yn wirioneddol hygyrch.